Die strategische Umsatz- und Gewinnmaximierung
Betriebswirtschaft ist für viele Arztpraxen ein notwendiges Übel, das man sehr gerne zur Seite schiebt. Immer wieder werden wir mit der Aussage konfrontiert, dass die Zahlen zwar stimmen sollen, nicht unbedingt aber der Fokus darauf liegt und schon gar nicht der Verdacht entstehen soll, dass die Dollarzeichen im Mittelpunkt stehen. „Wenn es am Ende stimmt, ist alles gut!“, so lauten häufig gehörte Aussagen. Das ist grundsätzlich nachvollziehbar und verständlich, steht aber in keinem Fall im Widerspruch zu einer Umsatz- und Gewinnmaximierung, auch wenn der Titel dieses Beitrags zunächst so zu verstehen ist. Vielmehr geht es darum sich Gedanken um ein Behandlungsportfolio zu machen, das Ihrem medinischen Anspruch gerecht wird und dann dafür Sorge zu tragen, dass es auch optimal genutzt wird. Ob es Investitionen sind in Fortbildungen, medizinische Geräte oder in Ihre Räume. Jede Investition sollte sich rechnen und unter anderem auch unter Berücksichtigung dieses Aspektes gesehen werden.
1. Analyse der Behandlungen
Regelmäßig erhalten Sie von Ihrem Steuerberater eine BWA, die Ihnen den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Praxis aufzeigt. Am Ende des Jahres steht dann ein Gesamtergebnis Darin enthalten ist eine Umsatzzahl. Aber wissen Sie, wie sich dieser Umsatz zusammensetzt? Mit welchen Behandlungen haben sie welches Geld verdient? Wie sieht der zeitliche Einsatz aus und waren die Behandlungen wirtschaftlich? Natürlich gibt es Behandlungen, die sich nicht aufschieben lassen und die Sie durchführen müssen oder wollen, aber immer wieder erleben wir, dass Patienten Forderungen stellen, diese auch erfüllt bekommen und dies zu Lasten der Praxis geht, da sie Ihre Leistungen nicht mehr adäquat bezahlt bekommen. Hier gilt es zu versuchen die Patienten zu disziplinieren, nett und freundlich aber durchaus bestimmt.
2. Errechnung des Stundensatzes
Um die wirtschaftliche Effektivität der Behandlungen beurteilen zu können, ist die Errechnung des Stundensatzes notwendig. Dahinter steht die Frage, ab wieviel Euro Umsatz pro Stunde die Praxis nicht nur kostendeckend arbeitet, sondern auch Gewinne erwirtschaftet werden. Diese Zahl kann Ihnen in der Regel ihr Steuerberater ausrechnen. Nun lässt sich relativ einfach ermitteln, wie hoch der Umsatz der Praxis pro Behandlungstag sein muss. Daraus ergibt sich dann auch der Ansatzpunkt, um sich Gedanken über das Behandlungsportfolio zu machen. Das sollte nun so gestaltet sein, dass am Ende des Tages mindestens eine Kostendeckung erreicht worden ist. Diese systematische Überprüfung wird in der Regel in den Praxen nicht durchgeführt, ist aber ein entscheidendes Instrument, um den wirtschaftlichen Erfolg konsequent zu planen.

3. Steuerung über das Terminbuch
Der entscheidende Schlüssel um die Behandlungen gezielt zu steuern ist das Terminbuch. Mit einer klar formulierten Struktur können Sie die Ergebnisse aus der wirtschaftlichen Analyse direkt einfließen lassen. Das bedeutet genau den Mix zu finden, der die Symbiose aus medizinischer Notwendigkeit und wirtschaftlicher Entwicklung darstellt. Hier stehen wir in einem direkten „Konflikt“ zu den in den Praxen erlebten Terminvereinbarungen, die in der Regel durch ein volles Terminbuch bestimmt sind, in denen jede Form der Struktur fehlt. Der Terminwunsch des Patienten wird in der Regel als erstes Entscheidungskriterium formuliert. Und wenn er diesen massiv genug formuliert, wird er häufig noch dort einbestellt, wo die Probleme vorprogrammiert sind Genau dies gilt es zu verhindern. In einem der vorherigen Beiträge haben wir über das Thema Patienteneinteilung gesprochen, hier geht es nun in Form einer Weiterentwicklung um eine weitere Selektierung in Richtung Behandlungsangebot. Dahinter steht die Frage: „Wann wollen Sie welche Behandlungen anbieten?“, die Ihnen als Konsequenz die Antwort liefert auf eine bessere wirtschaftliche Ausrichtung Ihrer Praxis.
4. Formulieren Sie Ihr Leistungsspektrum
Eine Praxis auf dem aktuellen Stand zu halten erfordert Fortbildungen und Investitionen. In erster Linie geht es aber darum Ihre ganz persönliche Zielsetzung Ihres medizinischen Anspruchs zu formulieren. Welche Leistungen müssen Sie anbieten und welche Leistungen wollen Sie anbieten? Im zweiten Teil sind wir dann häufig schon im Bereich der IGeleistungen. Nach unserem Verständnis bieten IGeleistungen, die in ein Behandlungskonzept eingebunden sind, einen Mehrwert, den Sie Ihren Patienten anbieten sollten, um Diagnose und/oder Therapie zu verbessern. Zu häufig scheitert die Ansprache dieser Leistungen aber am Faktor Zeit. Wenn Sie aber die Investition in Fortbildungen und Geräte getätigt haben, wäre genau dieses Kriterium fatal. Vielmehr geht es darum sich die Freiräume zu schaffen, die Sie benötigen, um genau diese Leistungen anzubieten, die nicht nur das Behandlungsergebnis verbessern, sondern auch Ihr Betriebsergebnis sowie die Positionierung Ihrer Praxis bei den Patienten. Bitte bedenken Sie – es geht immer auch um das Image Ihrer Praxis.
5. Einbindung des Teams
Die Philosophie der Umsatz- und Gewinnoptimierung muss von der gesamten Praxis gelebt werden, denn sie erfordert Organisationsstruktur und eine gemeinsame Sprache. Sensibel, behutsam aber dennoch klar formuliert, gilt es das gesamte Team mit ins Boot zu nehmen, indem die Vorteile für alle klar herausgearbeitet werden. Mögliche negative Einstellungen im Team zu dem wirtschaftlichen Gedanken gilt es ernsthaft zu betrachten und aufzuarbeiten.
Hier finden Sie mehr zur Arbeit im Team. Die Lösung gemeinsam erarbeiten: Der Workshop.

6. Planen Sie Ihre Umsätze
Lassen sich Umsätze planen? Sie ergeben sich doch aus den anstehenden Behandlungen und sind damit nicht wirklich zu kalkulieren – so die häufigen Aussagen. Im Zusammenspiel von dem Wunsch nach der Ausweitung einer oder mehrerer bestimmter Behandlungen mit dem Termin-Management lässt sich dies jedoch sehr realistisch umsetzen. Betrachten Sie sich ihr Behandlungsangebot. Was sind die Behandlungen, die Sie ausbauen möchten? Warum ist das bisher nicht gelungen? Formulieren Sie ein Ziel, beispielsweise wie viele Behandlungen pro Woche oder welchen Umsatz im Monat möchten Sie erreichen? Ein Blick in Ihre Patientenunterlagen zeigt Ihnen auf, welche Patienten für diese Behandlungen in Frage kommen. Schaffen Sie jetzt Freiräume in Ihrem Terminbuch, um die Patienten darüber zu informieren, aber auch, um die Behandlungen durchführen zu können. Hier haben sich Zeitpuffer bewährt, die Sie freihalten und mit einem Vorlauf von wenigen Tagen wieder zur Verfügung stellen, sollte eine Behandlung nicht stattfinden können. Der Vorteil dieser Methode ist der stärkere Focus auf die Ansprache der Patienten, die ansonsten eher zufällig geschieht.
7. Optimierung Ihrer Abrechnung
Sehr häufig ist die Situation anzutreffen, dass unzureichende Honorare in einem unterdurchschnittlichen Fallwert begründet sind. Aufgrund einer unzureichenden Abrechnung in Verbindung mit einem unzureichenden Patienten-Bestellsystem bleiben große Honorarpotentiale ungenutzt. Die entgangenen Umsätze liegen nicht selten im hohen fünfstelligen Bereich. Tauschen Sie sich daher unbedingt mit Ihrer Abrechnungskraft aus oder lassen Sie Ihre Abrechnung mal extern überprüfen. Einfacher lassen sich Mehrumsätze kaum generieren.
8. Kontrollieren Sie Ihre Umsätze
Wenn Sie sich ein solches System aufbauen, ist die Kontrolle unabdingbar. Schauen Sie sich am Ende des Tages, mindestens aber ein Mal in der Woche Ihre Erfolge an. Ein Blick in Ihre Leistungsstatistik vermittelt Ihnen ein transparentes Bild über die aktuelle Situation. Sie haben somit die Möglichkeit die Konsequenz in der Umsetzung festzustellen und zeitnah darauf zu reagieren. Auch Ihre Mitarbeiterinnen, die Sie auf diesem Weg begleiten sollen, erlernen dadurch die notwendige Konsequenz.
Fazit
Auch die Arztpraxis ist vergleichbar mit einem Unternehmen sehr systematisch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu führen. Dies sollte auch eine grundsätzliche Zielsetzung sein, weil die Zukunft der Praxis langfristig planbar und gesichert ist. Es geht häufig um die innere Einstellung, die dieses Prinzip immer wieder als verwerflich bezeichnet. Dies ist es allerdings definitiv nicht, denn es geht um eine Optimierung in Gänze. Eine optimierte Behandlung, eine optimierte Abrechnung und eine optimierte Ertragssituation, die es erlaubt die Praxis attraktiv zu halten und für die Patienten interessant zu halten.