Es ist ein sich immer wiederholendes Thema. Das Führen einer Praxis bedeutet sich mit dem Thema Personalführung zu beschäftigen. Leider stellen wir in der Praxis fest, dass dieses so elementare Thema viel zu häufig ein stiefmütterliches Dasein fristet. Wenn es schon im „geregelten Ablauf“ nicht immer reibungslos funktioniert, potenziert sich das Problem beim Ausfall eines oder mehrerer Mitarbeiter. Daher ist es ein wichtiger Aspekt vorausschauend zu planen, denn in der Regel ist die Personaldecke so ausgestattet, dass die Abläufe gut zu bewältigen sind, aber nicht unbedingt ein Puffer für Personalausfall besteht. Aber auch in der akuten Engpass-Situation gilt es zu bestehen. Welche Maßnahmen gilt es vorbereitend zu treffen und wie sieht die Umsetzung aus?
1. Stellenbeschreibungen mit Vertretung
Schon in einem der vorherigen Beiträge haben wir über die Notwendigkeit von Stellenbeschreibungen gesprochen, die Bestandteil des QMs sind. Inhalt der Stellenbeschreibung ist es auch eine Mitarbeiterin zu bestimmen, die im Falle des Ausfalls der hauptverantwortlichen Stelleninhaberin diese Position in Vertretung übernehmen kann. Selbstverständlich muss diese Person mit dieser Rolle einverstanden sein und über die grundsätzlichen Fähigkeiten verfügen.
2. Regelmäßige Einbindung
Vertreten kann nur derjenige, der die Inhalte der zu vertretenden Stelle kennt und sich auch immer wieder damit beschäftigen kann. Es ist daher notwendig in klar formulierten Abständen Termine zu vereinbaren, um die Inhalte von der hauptamtlichen Stelleninhaberin immer wieder vermittelt zu bekommen. Nur dann wird die Vertretung das notwendige Grundgerüst erhalten, um das gewünschte Qualitätsniveau erreichen zu können. Klar muss allerdings sein, dass wir an dieser Stelle immer von einer Kompromisslösung sprechen, die aber den Praxisbetrieb aufrecht hält.
3. Situation positiv besetzen
Sollte absehbar sein, dass eine Mitarbeiterin über einen längeren Zeitraum ausfällt, sollten Sie ganz aktiv und positiv damit umgehen. Rufen Sie Ihr Team zusammen, führen Sie ein kurzes Meeting durch und sprechen Sie gemeinsam über das geplante Szenario. Hier hilft eine motivierende und positive Ansprache, die ihr Team darin bestärkt, dass Sie die Situation als eine Herausforderung betrachten, die das Team bestehen wird.
4. Lösungen sammeln
Sie müssen die Lösungen nicht liefern. Vielmehr sollte es die Zielsetzung des Meetings sein, Vorschläge aus dem Team zu sammeln, wie die Praxis damit umgehen sollte. Muss die ausgefallene Mitarbeiterin, beispielsweise an der Rezeption, 1 : 1 ersetzt werden oder gibt es funktionierende Kompromisse. In der Regel kommen sehr gute Hinweise von Teamseite und die verabschiedete Lösung sorgt als gemeinsamer Weg für eine viel größere Identifikation mit den Maßnahmen. Binden Sie ihr Team unbedingt in die Erarbeitung des Weges ein. Einen größeren Vertrauensbeweis in die Kompetenz und Lösungsorientierung Ihrer Mitarbeiterinnen können Sie nicht zeigen.
5. Abläufe ändern
Sicherlich werden Lösungen vorgeschlagen werden, die auch eine Reduzierung des Arbeitsvolumens bedeuten und zu einem Umsatzrückgang führen werden. Wir wissen aus Erfahrung, dass man sich häufig gegen Maßnahmen sträubt, die mit Einschränkungen verbunden sind. Realistisch betrachtet, ist dies aber eine logische Konsequenz. Gerade über das Terminbuch lassen sich aber die „Verluste“ reduzieren. Welche Behandlungen lassen sich aus medizinischer und monetärer Sicht verschieben? Dahinter steht die Antwort auf die Frage: „Wie kann ich mein Terminbuch so auf meine aktuelle Personalsituation verändern, dass sich der monetäre Schaden möglichst klein darstellt? Dass medizinische Notwendigkeiten immer im Vordergrund stehen, müssen wir hier nicht erwähnen.
6. Regelmäßiges Feedback
Vermitteln Sie Ihren Mitarbeiterinnen, dass Sie wissen möchten, wie es ihnen geht. Weisen Sie explizit darauf hin, dass sie einen offenen Dialog haben möchten und Probleme und auch eventuelle Überforderungen umgehend angesprochen werden. Bestärken Sie Ihre Mitarbeiterinnen darin, dass sich niemand dafür „schämen“ muss, zu Ihnen zu kommen, wenn der Schuh drückt. Offenheit Ihrerseits verursacht Vertrauen und gibt Sicherheit. Auch sollten Sie immer wieder von sich aus auf die Mitarbeiterin zugehen, um sich über ihre Befinden zu erkundigen. Es muss keine große Ansprache sein. Die einfache Frage „alles gut?“, ehrlich und interessiert gemeint, fühlt sich gut an und hilft!
7. Korrekturen durchführen
Neue Situationen machen auch immer wieder Korrekturen notwendig. Wenn die Feedbacks so sind, dass diese notwendig werden, sollten Sie sie durchführen. Aber auch hier gilt. Beziehen Sie ihr Team mit ein. „Welche Idee hast Du?“
8. Kurzes Feedback am Abend
Ein kurzes Feedbackgespräch am Abend, 10 Minuten reichen, die Sie sich aber unbedingt nehmen sollten, trägt sehr zur Motivation bei diese schwierige Situation zu überstehen. Aus den Informationen lassen sich direkte Verbesserungen ableiten und auch wenn es reibungslos gelaufen ist, dienen diese 10 Minuten dazu sich auf die Schulter zu klopfen. Wichtig ist es ein ehrliches Feedback zuzulassen. Wenn Sie Kritik zu äußern haben, tun Sie es unbedingt, sachlich, konstruktiv und motivierend. Am Ende sollte immer etwas Positives stehen, um für den kommenden Tag vorbereitet zu sein. Loben Sie Ihr Team für den gezeigten Einsatz und zeigen Sie ihm Ihre Wertschätzung und Ihr Vertrauen. Gerade in dieser Situation ein ganz wichtiges Element zur Stärkung des Miteinanders.
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