Planung und Controlling in der Arztpraxis
Erfolg definiert sich als das Ergebnis des Wirtschaftens. Mit der eigenen (Zahnarzt) Praxis erfolgreich zu wirtschaften bedeutet für die Praxisinhaberin oder den Praxisinhaber neben der Zukunft der Praxis auch die eigene Zukunft zu sichern.
Jede Praxis bedarf eines Führungs- oder Steuerungssystems, um seine Leistungserstellung zielkonform zu führen.
Somit empfiehlt es sich rechtzeitig alle für den Erfolg relevanten Daten genau zu planen und eine Antwort auf die Frage: „Was muss ich in einem definierten Zeitraum leisten, um den wirtschaftlichen Erfolg sicher zu stellen?“ zu finden.
Die Planung kann in drei Teilpläne gegliedert werden:
-Die Praxiskosten
-Die privaten Entnahmen (privaten Kosten)
-Die Praxisleistung
Abb. 2: Die 3 Teilbereiche der Planung
Die Praxiskosten
Als Basis zur Planung der Praxiskosten bietet sich die als Ergebnis der Buchhaltung erstellte (monatliche) BWA der Praxis an. Hier finden sich alle relevanten Kostenarten (Personal, Raum, Fremdleistungen, etc. …) wider, gegebenenfalls mit einem Vorjahresvergleich. Da eine Planung immer zukunftsorientiert erfolgt, ist es sinnvoll, etwaige Veränderungen in den Kostenarten entsprechend mit zu berücksichtigen:
-Stehen Gehaltserhöhungen an, oder verändert sich die Anzahl der Mitarbeiter /-innen?
-Ändern sich die bisherigen Kosten für Miete, Instandhaltungen, Material, Verwaltung, etc.?
-Wie hoch werden die Abschreibungen sein?
-Abschreibungen dienen der Sicherung notwendiger Investitionen (Neu – oder Ersatzinvestitionen)
Aufbauend auf diesen zu erwartenden Kosten kann nun ein Kostenplan für die Praxis erstellt werden, der Auskunft darüber gibt, wie viel die Praxis erwirtschaften muss, um kostendeckend zu arbeiten.
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Die Entnahmen / Die privaten Kosten
Ebenso wie bei der Planung der Praxiskosten müssen auch hier alle Einflussgrößen berücksichtigt werden. Wenn über die persönlichen Ausgaben keine buchhalterischen Aufzeichnungen zur Verfügung stehen, empfiehlt es sich, diese anhand von Erfahrungen, Verträgen und Kontoauszügen aufzulisten und anschließend zu bewerten, ob sich diese auch künftig so darstellen werden. Hierbei sollten mindestens folgende Bereiche des „täglichen Lebens“ berücksichtigt werden:
-Private Raumkosten ( Miete, Nebenkosten, Telefon, Internet)
-Private Vorsorge (Lebens-, Krankenversicherung, Altersvorsorge)
-Lebenshaltungskosten (Nahrung, Kleidung, Urlaub)
-Private Verbindlichkeiten ( Darlehen, Unterhaltszahlungen, Bausparverträge)
-Private Praxiskosten ( Tilgung Praxisdarlehen, Rücklagen)
-Private Steuern (die Höhe der zu zahlenden Steuern sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden!)
Die Praxisleistung
Um den wirtschaftlichen Erfolg sicher zu stellen, muss die zu erbringende Praxisleistung im geplanten Zeitraum mindestens der Summe aus „Praxiskosten plus private Kosten“ entsprechen.
Für den dauerhaften wirtschaftlichen Erfolg der Praxis ist es grundsätzlich ausreichend, wenn die jeweils notwendige Praxisleistung erbracht wird.
Die Liquidität
Für die Planung der Liquidität muss zusätzlich berücksichtigt werden, dass der Zeitpunkt der Leistungserstellung nicht mit dem Zeitpunkt des Zahlungseingangs identisch ist. Bedingt durch den unterschiedlichen Geldfluss für erbrachte Kassenleistungen und privat liquidierte Leistungen empfiehlt es sich, die Planung der Leistungserstellung zumindest nach diesen Teilbereichen zu unterscheiden. Eventuelle Beschränkungen der Kassenleistungen durch Budgetierungen müssen hierbei selbstverständlich mit berücksichtigt werden.
Für die erbrachten KZV – Leistungen sind die Termine für Abrechnung und Abschlagszahlungen bekannt, ebenso stehen die Termine für die Schlusszahlungen fest. Die Höhe der Schlusszahlungen ergibt sich aus der Differenz der Abrechnung und den erhaltenen Abschlagszahlungen.
Für privat liquidierte Leistungen empfiehlt sich eine zeitnahe Fakturierung. Erfahrungsgemäß kann ein Zahlungseingang vier Wochen nach Rechnungserstellung eingeplant werden. Wird per Factoring abgerechnet, kann die vertraglich vereinbarte Frist angesetzt werden.
Alle Planwerte und deren zeitlicher Ablauf können in einer Tabellenkalkulation dargestellt werden, deren Endwerte eine eventuelle Über- oder Unterdeckung in den einzelnen Perioden aufzeigen.
Gleichzeitig dienen die dargestellten Planwerte als Basis für das betriebswirtschaftliche Controlling der Praxis.
